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账务系统凭证的修改方法及其正确选择|乌鲁木齐会计电算化
2014-04-16 09:54:37   来源:   评论:0 点击:

乌鲁木齐会计|财务软件|记账凭证输入时,尽管账务系统提供了多种控制错误的措施,但错误凭证是难免的。记账凭证的错误必然会影响系统的核算结果,为更正错误,系统提供了对错误凭证修改的功能。特别值得一提的是...

乌鲁木齐会计|财务软件|
记账凭证输入时,尽管账务系统提供了多种控制错误的措施,但错误凭证是难免的。记账凭证的错误必然会影响系统的核算结果,为更正错误,系统提供了对错误凭证修改的功能。特别值得一提的是,在近几年的会计电算化实践中,许多财务软件(如:用友、安易、三门账务系统)提供了“反审核、反记账、反结账”功能,这三项功能的使用为错误凭证的修改带来了诸多方便。怎样选择正确的记账凭证修改方式方法?下面以用友总账系统(账务系统)V8.11为例,对不同情况下错误凭证的不同修改方式方法逐个进行分析,以期对会计电算化工作有所帮助。

  一、错误凭证的“无痕迹”修改

  所谓“无痕迹”,即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。在总账系统中,以下四种情况下的错误凭证可实现无痕迹修改。

  (一)凭证输入后还未审核或审核未通过的凭证

  对于未经过“审核”功能操作的错误记账凭证,可以由凭证填制操作员,直接进行修改并保存。例如:2003年1月8日,ABC公司开出现金支票从银行提取现金5000元(附件1张)。填制的凭证如下图1所示。

  如果在审核时发现错误(将5000元的发生额误记为50000元),由凭证填制操作员,直接进行修改并保存。修改后如下图2所示。

  (二)已通过审核但未记账的凭证

  对于已“审核”但未“记账”的记账凭证,不能直接在记账凭证上进行修改。如发现已“审核”的记账凭证确实有错,而需要加以修改时,则应首先由审核操作员在“总账系统”/“凭证”/“审核凭证”功能窗口中,进行“取消审核”(也称为“反审核”)操作后退出;然后由填制凭证操作员进入总账系统,在“填制凭证”功能中,调出该张错误凭证进行修改,修改完成后保存退出;最后由审核操作员再次进入总账系统,在“凭证”/“审核凭证”功能窗口中,重新对该张已修改过的凭证进行“审核”操作。

  (三)已记账但未结账的凭证

  对于此情况,欲实现无痕迹修改,可利用系统提供的“反记账、反审核”功能,即取消“记账”“审核”后直接修改。具体而言,首先在“总账系统”窗口中,单击“期末”/“对账”菜单项,打开“对账”操作窗口,此时按下快捷键“Ctrl+H”键,即可激活“恢复记账前状态”功能,然后退出“对账”窗口;单击“凭证”/“恢复记账前状态”菜单项(此功能平时不显示,待退出“总账系统”后将隐蔽而不显示出来),弹出“恢复记账前状态”操作窗口(如下图3所示),在“恢复方式”中选择“月初状态”项,输入主管口令,然后单击“确定”按钮,系统将恢复为记账前状态。最后按照上述(二)的方法,调用错误凭证进行修改,再进行“审核凭证”和“记账”功能的操作。

  (四)已结账的凭证

  对于这种情况,欲实现无痕迹修改,可通过系统提供的“反结账、反记账、反审核”功能,即取消“结账”“记账”“审核”后直接修改。具体而言,在“结账”向导一/选择月份窗口中,首先单击要取消结账的月份,然后按“Ctrl+Shift+F6”键(应是先按下“Ctrl”键和“Shift”键不放,然后再按下“F6”键),系统弹出“确认口令”窗口,让拥有结转权限的用户,在该窗口中输入口令,然后单击“确认”按钮,系统将快速地取消结账操作,使各种账簿记录恢复到未结账前的状态。最后按上述(三)的方法,调用错误凭证进行修改,再进行“审核凭证”、“记账”和“结账”功能的操作。

  以上四种情况下的错误记账凭证,虽然按照财务软件提供的功能(特别是“反审核、反记账、反结账”功能)可以做到无痕迹修改,但是根据现行会计(会计电算化)法规制度,只有第一种情况下的直接修改法具有合法性。而后三种情况下的无痕迹修改,有以下弊端:

  1.与现行会计(会计电算化)法规相违背。《会计核算软件基本功能规范》(以下简称“规范”)第17、18条的规定。“会计核算软件应当提供对已经输入但未登账记账凭证的审核功能,审核通过后即不能再提供对机内凭证的修改。”“发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的,可以采用红字凭证冲销法或者补充登记法进行更正;记账凭证输入时,红字可用‘-’号或者其他标记表示。”国家统一的会计制度中也有类似的规定。

  2.“反审核、反记账、反结账”为做假账、提供虚假会计信息等经济违法犯罪行为提供了技术支持。由于“反审核、反记账、反结账”功能的使用,使得会计电算化人员为同一单位做几套账、编制几套会计报表变得轻而易举,为他们利用电算化会计信息系统作弊提供了极为方便的手段。例如:某年结账后,经企业内部审计后,本来可以将该年的会计资料完全封存,但由于“反审核、反记账、反结账”功能的提供,就可以在以后的任意时间方便地并且“无痕迹”地改动该年的会计数据,这无疑使电算化会计信息系统的安全性大打折扣。以前手工账由各人分别编制凭证、登记账簿,如果发生会计造假,通过墨迹或笔迹可以较容易地识别和鉴定。而目前大多数财务软件对更改的会计事项没有提供完整的、真正意义上的有痕迹的记录,有的也只是在操作日志中记录了何人何时使用过这些逆向操作功能,至于更正和补充了何种会计事项,其目的和来龙去脉如何则无从得知。这样就给会计、审计监督工作和防范违法犯罪增加了技术难度。

  3.“反审核、反记账、反结账”可能导致系统数据错误,账务混乱。在使用“反审核、反记账、反结账”功能时,由于会计电算化人员业务水平及对软件功能理解的偏差,特别是在运用跨年度反结账功能时,不同年份会计科目体系可能发生了变化,如果操作有误,很可能产生系统数据错误、财务混乱,甚至导致整个账务系统的瘫痪,造成不应有的损失。

  通过以上分析,第二种情况下错误凭证进行无痕迹修改,虽然存在前述弊端,但从数据库技术角度看,“取消审核”完全是在一个凭证数据库中操作,即将库中“审核”字段的值清空,再对该库其他相关字段的值进行修改。这和“反记账、反结账”操作有本质区别,“反记账、反结账”操作往往涉及到两个或两个以上数据库的操作,在这个过程中容易导致账务数据的混乱或系统的崩溃。所以我们认为,前述第二种情况下错误凭证采用无痕迹修改方式方法是可行的,而第三、四种情况下错误凭证不能利用账务系统提供的“反记账、反结账”功能,而应采用有痕迹修改的方式方法。

  二、错误凭证的“有痕迹”修改

  所谓有痕迹,即留下曾经修改的线索和痕迹。账务系统中往往是通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的。正如前面所述,在账务系统中对已“记账”,不管是否“结账”的错误凭证,按照规范第18条规定可采用“红字凭证冲销法或者补充凭证法”。

  1.在“记账”后发现记账凭证中会计科目或发生额或其他有误,可采用红字凭证冲销法。方法是首先由填制凭证操作员填制一张与该账错误凭证除金额为红字(负数)金额外,其他内容完全一致的红字凭证,如:用友总账系统在“填制凭证”操作窗口中,单击“制单”/“冲销凭证”菜单项,系统打开“冲销凭证” 操作窗口,输入相关信息,单击“确定”按钮,系统将自动制作一张红字冲销凭证(依前例,结果如下图4所示);再填制一张正确的记账凭证(如上图2所示,凭证号不同)。其次由审核操作员进行“审核凭证”操作;然后由记账操作员通过“记账”功能进行“记账”操作,才能达到对该张错误凭证进行冲销和更正。如果记账凭证中会计科目无误,只是所记金额大于应记金额,这时可用红字凭证冲销法冲销其差额部分(前例也可采用此法)。

  2.在“记账”后发现记账凭证中会计科目无误,只是所记金额小于应记金额,这时可用补充凭证法,将其差额部分填制一张记账凭证,然后由审核操作员进行“审核凭证”操作,由记账操作员进行“记账”操作。

  三、结束语

  综上所述,对于第一种情况下错误凭证应采用无痕迹修改方式方法,第二种情况下错误凭证一般采用有痕迹修改,也可采用无痕迹修改,而第三、四种情况下错误凭证修改必须采用有痕迹修改,不能采用无痕迹修改。因此,我们建议财务软件开发商在对财务软件升级时,取消“反记账、反结账”功能。这样做,不会对企业会计信息质量产生不利影响,相反容易发现具体工作中的失误,正确评价工作人员的工作质量;另一方面促使会计电算化人员不断提高业务素质和水平,遵守职业道德,促进企业提高现代化管理水平。

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